לעסקים ששוכרים או שוקלים לשכור מתאם/ת פניות
מתאם או עוזרת וירטואלית שמנטרת פניות, מול אוטומציה
שכרתם עוזרת וירטואלית שבודקת מדי כמה שעות אם הגיעה פנייה חדשה, ומעבירה אותה אליכם. זה עוזר - אבל היא לא ערה ב-2:00 בלילה, ולא רואה פנייה ברגע שהיא נכנסת. אוטומציה עושה בדיוק את החלק הזה, ומשאירה לה את מה שהיא עושה הכי טוב: שיקול דעת אנושי.
ללא כרטיס אשראי · 7 ימי ניסיון- כל פנייה מגיעה תוך שניות, בלי תלות במשמרת
- משלים עוזרת אנושית - לא מחליף שיקול דעת
- מ-19 ₪ לחודש · 7 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי
מה עוזרת וירטואלית נותנת שאוטומציה לא
שיקול דעת הוא לא משהו שאוטומציה מחליפה
עוזרת וירטואלית או מתאם/ת פניות נותנים דבר שאוטומציה פשוט לא יודעת לעשות: להבין הקשר, לשאול שאלת המשך, לזהות פנייה חשודה או לא רלוונטית, ולנהל שיחת טלפון אמיתית כשצריך. אם הפניות שלכם דורשות סינון, תיאום לוח זמנים מורכב או מענה טלפוני - יד אנושית שווה את העלות שלה, ואין דרך לקצר את זה בקוד.
הבעיה היא לא איכות העבודה של העוזרת, אלא הזמינות שלה. גם עוזרת מצוינת עובדת במשמרות מוגדרות, ולוקח לה זמן - דקות עד שעות, תלוי בעומס - לבדוק את ערוצי הפנייה ולהעביר אליכם עדכון. פנייה שנכנסת בשעה שהיא לא זמינה מחכה, בדיוק כמו שהייתה מחכה בתיבת מייל.
יש כאן גם עלות שכדאי לומר בקול: עוזרת וירטואלית נשכרת לפי שעות או ריטיינר חודשי, וזו הוצאה שממשיכה כל עוד השירות נדרש. זו לא בהכרח בעיה - זה פשוט תפקיד אחר לגמרי מהתפקיד שאוטומציה ממלאת. אוטומציה לא מחליפה שיקול דעת אנושי; היא דואגת שהפנייה תגיע לידיים הנכונות ברגע שהיא נכנסת, כדי שהעוזרת - או אתם - תוכלו להפעיל את השיקול דעת הזה מהר יותר.
אותה פנייה, שני תסריטים
מה קורה לפנייה שמחכה לבדיקה הבאה של העוזרת
העוזרת הווירטואלית סיימה משמרת בשעה 18:00. הפנייה תיבדק רק בבוקר, ועד אז המתעניין כבר פנה למישהו אחר.
ההודעה מצלצלת בוואטסאפ שלכם באותו רגע - גם אם רק כדי לשלוח ״ראיתי, חוזרים אליך בבוקר״ בתוך דקות, במקום שעות.
העוזרת בודקת כל שעתיים כמתוכנן, אבל בעומס גבוה כמה פניות מצטברות בין בדיקה לבדיקה ומתקררות.
כל פנייה מגיעה בנפרד ומיידית, כך שהעוזרת - או אתם - יודעים מיד על כל אחת, בלי להמתין למחזור הבדיקה הבא.
איך זה נראה כשמשלבים
אוטומציה שמזינה עוזרת וירטואלית, לא מחליפה אותה
השילוב הנפוץ ביותר בעסקים שבאמת צריכים גם וגם.
האוטומציה תופסת את הרגע הראשון
כל פנייה מגיעה לוואטסאפ תוך שניות - עם שם, טלפון ונושא - בלי תלות במתי העוזרת בודקת.
העוזרת מפעילה שיקול דעת
היא מחליטה איך לענות, אם צריך לתאם שיחה, ואיך לנהל את הפנייה בפועל - בדיוק התפקיד שהיא הכי טובה בו.
לוח בקרה משותף
גם אתם וגם העוזרת רואים את אותה רשימת פניות עם סטטוס עדכני, בלי לתאם ביניכם ידנית מי ראה מה.
כיסוי מחוץ לשעות עבודה
כשהעוזרת לא במשמרת, אתם עדיין מקבלים את ההתראה בזמן אמת ויכולים להגיב בעצמכם אם צריך.
איך מוסיפים את זה בלי לשנות תהליך קיים
מוסיפים התראה מיידית לצד העוזרת הקיימת
לא מחליפים אף אחד - מוסיפים שכבה שתופסת את הרגע שבו כולם לא זמינים.
- 1
נכנסים ומחברים וואטסאפ
הרשמה עם גוגל וחיבור וואטסאפ בהודעה אחת מהטלפון שלכם או של העוזרת.
- 2
מדביקים תג אחד באתר
התג תופס כל שליחת טופס קיימת, בלי לשנות איך העוזרת עובדת מולו היום.
- 3
כל פנייה מגיעה גם לוואטסאפ
תוך שניות, לכם ולעוזרת - כך ששניכם רואים את אותה פנייה באותו רגע.
- 4
העוזרת ממשיכה מכאן
היא מפעילה שיקול דעת, מתאמת ומטפלת - בעוד לוח הבקרה שומר סטטוס עדכני לשניכם.
מה כל אחד נותן
עוזרת וירטואלית מול אוטומציה לפניות
אלה לא תחליפים - אלה שני תפקידים שונים.
| עוזרת וירטואלית | אוטומציה (יש ליד) | |
|---|---|---|
| שיקול דעת וסינון פניות | כן - זה בדיוק החוזק שלה | לא - היא רק מעבירה במהירות |
| זמינות | לפי משמרת מוגדרת | כל היום, כל השנה |
| זמן עד שהפנייה מגיעה | עד מחזור הבדיקה הבא | תוך שניות מהשליחה |
| עלות | לפי שעות או ריטיינר חודשי | מ-19 ₪ לחודש |
| מענה טלפוני ותיאום מורכב | כן | לא - זה עדיין תפקיד אנושי |
עסק שהפניות שלו דורשות שיחת טלפון ותיאום עדין צריך את שני התפקידים - עוזרת לשיקול הדעת, ואוטומציה כדי שהיא תדע מיד כשמשהו נכנס.
תנו לעוזרת שלכם לדעת מיד, לא רק במחזור הבדיקה
תג אחד מוסיף התראה מיידית בוואטסאפ, לצד כל תהליך אנושי שכבר יש לכם. מ-19 ₪ לחודש, 7 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי.
שאלות נפוצות
עוזרת וירטואלית שמנטרת פניות מספיקה בלי אוטומציה?
היא נותנת שיקול דעת אנושי אמיתי, אבל עובדת לפי משמרות ולוקח לה זמן לבדוק כל ערוץ. פנייה שנכנסת מחוץ לזמני הבדיקה מחכה, בדיוק כמו בתיבת מייל - האוטומציה סוגרת את הפער הזה.
אוטומציה יכולה להחליף עוזרת וירטואלית לגמרי?
לא. אוטומציה מעבירה פנייה מהר, אבל לא מפעילה שיקול דעת, לא מנהלת שיחת טלפון ולא מסננת פניות לא רלוונטיות. אלה שני תפקידים שונים שמשלימים זה את זה, לא מחליפים.
כמה עולה עוזרת וירטואלית שמנטרת פניות?
התמחור נע לרוב לפי שעות עבודה או ריטיינר חודשי, ותלוי בהיקף ובזמינות הנדרשת. זו הוצאה שממשיכה כל עוד השירות נדרש - שונה לגמרי ממנוי חודשי קבוע לשכבת התראה אוטומטית.
מה קורה לפנייה שנכנסת כשהעוזרת לא במשמרת?
היא ממתינה עד הבדיקה הבאה, וזה יכול להיות שעות. עם התראה אוטומטית לוואטסאפ, הפנייה מגיעה אליכם או לעוזרת מיד עם השליחה, גם מחוץ לשעות העבודה שלה.
כדאי לשלב עוזרת וירטואלית עם אוטומציה?
כן, זה השילוב הנפוץ ביותר בעסקים שהפניות שלהם דורשות גם מהירות וגם שיקול דעת: האוטומציה דואגת שהפנייה תגיע מיד, והעוזרת מפעילה את השיקול דעת שרק אדם יכול לתת.
האם עוזרת וירטואלית טובה יותר מלוח בקרה אוטומטי?
הן עונות על צרכים שונים. עוזרת מתאימה לפניות שדורשות שיחה, סינון או תיאום מורכב. לוח בקרה אוטומטי מתאים לוודא שאף פנייה לא ממתינה בשקט. עסקים רבים צריכים את שניהם יחד, לא אחד במקום השני.