למרפאות שיניים שמאבדות טיפולים יקרים בשעות שאין מענה
פנייה להשתלת שיניים ב-19:30 - מי עונה לה?
המזכירה עוזבת ב-17:00. בדיוק אז נכנסת הפנייה היקרה ביותר של השבוע - מישהו ששוקל השתלה או יישור, מחפש עכשיו בגוגל וממלא טופס באתר שלך. אם אף אחד לא עונה תוך כמה דקות, הוא כבר פותח את התוצאה הבאה. יש ליד שולחת כל פנייה מהאתר לוואטסאפ שלך או של הרופא/ה תוך שניות - כדי שתוכל/י לענות עוד לפני שהוא סוגר עם המרפאה הבאה.
ללא כרטיס אשראי · 7 ימי ניסיון- פניות עם סוג הטיפול שהתעניינו בו
- מגיע גם אחרי שהמזכירה סיימה משמרת
- מ-19 ₪ לחודש · 7 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי
הרגע שבו זה קורה
טיפול של אלפי שקלים נופל בדיוק כשאין מי שיענה
מישהו שמתלבט כבר חודש לגבי השתלה סוף סוף מקבל החלטה, מחפש בגוגל וממלא טופס באתר שלך. אף אחד לא רואה את זה עד הבוקר.
הפנייה נוחתת בוואטסאפ שלך או של הרופא/ה באותו רגע. מענה קצר עוד באותו ערב - גם רק 'תודה, נחזור אליך מחר בבוקר' - שומר עליו שלא ימשיך לחפש.
פניות מיישור, הלבנה והשתלה שנכנסו בשישי-שבת מצטברות בתיבת מייל שנפתחת רק ביום ראשון בבוקר. עד אז חלקן כבר תואמו תור במרפאה אחרת.
כל פנייה מגיעה בזמן אמת לוואטסאפ, עם חותמת זמן. ביום ראשון בבוקר כבר ברור מי פנה מתי ועל מה, בלי לחפש בין תיקיות מייל.
פנייה נכנסת בדיוק כשהמתאמת עסוקה מול מטופל בכיסא. השיחה מפספסת, ומי שהתקשר לא תמיד ישאיר הודעה קולית - הוא פשוט מתקשר למרפאה הבאה.
פנייה מטופס האתר לא תלויה בשיחה שנענית. היא ממתינה בוואטסאפ בדיוק כמו הודעת טקסט - המתאמת חוזרת אליה בהפסקה הקרובה, בלי לאבד אותה.
למה זה בדיוק בתחום השיניים
טיפול יקר נבחר לפי מי שהיה זמין - לא לפי מי שהכי טוב
מטופל ששוקל השתלה או יישור לא מקבל החלטה תוך יום. הוא בודק כמה מרפאות, קורא ביקורות, ולפעמים מבקש הצעת מחיר ממקום אחד או שניים לפני שהוא בוחר. הרגע שבו הוא ממלא טופס באתר שלך הוא לרוב הרגע שבו הוא כבר מוכן להתקדם - וזה בדיוק הרגע שבו מהירות התגובה קובעת אצל מי הוא ימשיך את התהליך.
מרפאת שיניים עובדת לפי לוח זמנים קשיח: המזכירה נמצאת בשעות מסוימות, המתאמת עסוקה בין מטופלים, והרופא/ה בכלל לא ליד טלפון בזמן טיפולים. פנייה שנכנסת מחוץ לחלונות האלה - בערב, בהפסקת הצהריים, בסוף שבוע - פשוט מחכה. ומכיוון שמדובר בהחלטה יקרה, המטופל בדרך כלל לא מחכה בסבלנות; הוא ממשיך לבדוק אופציות אחרות באותו ערב.
התוצאה היא לא שהמרפאה 'לא מספיק טובה' - היא סתם לא הייתה הראשונה שענתה. יש ליד לא משנה איך המרפאה עובדת, אלא רק דואגת שהפנייה תגיע למי שצריך לראות אותה - בוואטסאפ, תוך שניות, בין אם זו השעה 11:00 בבוקר או 21:00 בערב.
איך זה עובד
מהאתר של המרפאה לוואטסאפ - בערך שתי דקות התקנה
בלי מתכנת, בלי לגעת במערכת ניהול התורים הקיימת.
- 1
מחברים וואטסאפ בהודעה אחת
שולחים הודעת אישור מהטלפון של המרפאה או מהטלפון של המתאמת. בלי QR, בלי אפליקציה נוספת.
- 2
מדביקים תג <script> אחד באתר
עובד עם האתר הקיים של המרפאה - וורדפרס, וויקס או אתר מותאם - ותופס את טופס יצירת הקשר שכבר יש.
- 3
כל פנייה נוחתת בוואטסאפ
עם שם הפונה, סוג הטיפול שציין וטלפון לחזרה - תוך שניות מרגע השליחה.
- 4
מסמנים מי כבר טופל
לוח בקרה בעברית מראה אילו פניות נענו ואילו עדיין ממתינות, כדי שאף מטופל לא ייפול בין הכיסאות.
מה זה נותן למרפאה
מענה מהיר בלי לשנות את אופן העבודה
הפנייה עם סוג הטיפול
השתלה, יישור, הלבנה או בדיקה ראשונית - מסודר בהודעה אחת, בלי לחפש בין שדות טופס.
גם אחרי שהמזכירה עזבה
פנייה בערב מגיעה בערב. אפשר להחליט אם לענות מיד או לתאם למחר - אבל היא כבר ידועה ולא הולכת לאיבוד.
המתאמת יכולה לענות מכל מקום
וואטסאפ פתוח כמעט תמיד. תשובה קצרה בין מטופלים שומרת על הקשר עד לחזרה מלאה.
לוח בקרה לכל הפניות
רואים מי פנה, מתי ועל מה - כולל פניות שהגיעו בסוף שבוע - במקום אחד מסודר בעברית.
ההבדל בפועל
טופס יצירת קשר רגיל מול פנייה שמגיעה ישר לוואטסאפ
אותו טופס באתר המרפאה - אבל מה שקורה אחרי לחיצה על 'שלח' משנה מי סוגר את הטיפול.
| עם יש ליד | טופס → מייל רגיל | |
|---|---|---|
| פנייה בשעה 19:30 | מגיעה מיד לוואטסאפ | ממתינה למייל שנפתח בבוקר |
| פנייה על השתלה יקרה | מזוהה עם סוג הטיפול | עוד שורה בתיבת מייל עמוסה |
| מי יכול לענות | מתאמת, רופא/ה או מזכירה - מכל מקום | רק מי שיושב מול המחשב |
| מעקב אחרי פניות סוף שבוע | כולן שמורות עם חותמת זמן | מצטברות ומתפספסות |
המערכת לניהול תורים והתיק הרפואי נשארת אצלכם כרגיל - יש ליד רק דואגת שהפנייה הראשונית תגיע בזמן.
הפנייה הבאה על השתלה או יישור - כבר בוואטסאפ שלך
התקנה של שתי דקות, ניסיון של 7 ימים בלי כרטיס אשראי. תהיו המרפאה שעונה ראשונה - לא זו שמגלה את הפנייה אחרי שהמטופל כבר תיאם במקום אחר.
שאלות נפוצות
איך לא מפספסים פנייה על השתלת שיניים שנכנסת בערב?
פנייה מטופס האתר נשלחת לוואטסאפ של המרפאה, המתאמת או הרופא/ה תוך שניות מרגע השליחה - גם ב-19:30, גם בסוף שבוע. במקום שהיא תחכה במייל עד שהמזכירה חוזרת למשמרת, היא כבר ממתינה בוואטסאפ, כולל שם הפונה וסוג הטיפול שביקש.
הפנייה מגיעה עם פרטי הטיפול המבוקש?
כן. הודעת הוואטסאפ כוללת את שם הפונה, סוג הטיפול שציין בטופס - השתלה, יישור, הלבנה או אחר - והטלפון ליצירת קשר, מסודרים בהודעה אחת עם כפתור חיוג. כך המתאמת יודעת מיד אם מדובר בפנייה על טיפול יקר שדורש מענה מהיר.
צריך להחליף את מערכת ניהול התורים של המרפאה?
לא. יש ליד לא נוגעת במערכת ניהול התורים או בתיק המטופל הקיימים - היא רק דואגת שפנייה חדשה מהאתר תגיע לוואטסאפ תוך שניות במקום להמתין במייל. אפשר להמשיך לעבוד בדיוק כרגיל בכל שאר התהליך.
מה קורה לפנייה שנכנסת כשהמזכירה כבר סיימה משמרת?
היא לא נעלמת ולא ממתינה לבוקר. הפנייה נשלחת לוואטסאפ מיד עם קבלתה, ונשמרת גם בלוח בקרה בעברית עם חותמת זמן. המרפאה יכולה להחליט אם לענות עוד באותו ערב או לשלוח הודעה קצרה ולחזור בבוקר - אבל הפרטים כבר ידועים.
צריך התקנה מסובכת או מתכנת כדי לחבר את האתר?
לא. מדביקים תג `<script>` אחד באתר הקיים של המרפאה - עובד עם וורדפרס, וויקס, אלמנטור או אתר מותאם - והוא תופס את טופס יצירת הקשר שכבר קיים. כל התהליך לוקח כשתי דקות ולא דורש ידע טכני.
כמה זה עולה למרפאת שיניים קטנה?
המחיר מתחיל מ-19 ₪ לחודש, עם 7 ימי ניסיון חינם ובלי צורך בכרטיס אשראי. אפשר להתחיל, לבדוק איך פניות נכנסות לוואטסאפ בפועל, ורק אז להחליט אם ממשיכים.
אפשר שהפנייה תגיע גם למתאמת וגם לרופא/ה?
כן, אפשר לחבר את מספר הוואטסאפ הרלוונטי - של המתאמת, המזכירה או הרופא/ה - כך שהמענה הראשוני יתבצע על ידי מי שבאמת פנוי/ה לענות, בלי תלות בטלפון אחד יחיד במרפאה.
מה ההבדל בין זה לבין טופס 'צור קשר' רגיל שכבר יש באתר?
הטופס עצמו נשאר זהה - השינוי הוא רק לאן הפנייה הולכת אחרי לחיצה על 'שלח'. במקום לנחות בתיבת מייל שנבדקת פעם או פעמיים ביום, היא מגיעה מיד לוואטסאפ, ערוץ שכמעט כל מתאמת פותחת עשרות פעמים ביום ממילא.